5 passos para vencer os desafios e se tornar um gestor de projetos de sucesso

Muitos querem ocupar um cargo de gestão, como se essa fosse a solução mágica para sua carreira. Na verdade, a conquista deste cargo pode realmente significar uma vitória na vida profissional. 

Mas se você quer ser um gestor de projetos de sucesso, precisa saber que vai enfrentar vários desafios. É preciso trabalho duro e determinação e, mesmo tendo consciência dos obstáculos, você deve buscar a maneira mais eficiente de superá-los. É isso que vamos apresentar neste post.

1. Como é o trabalho do gestor de projetos?

Antes de decidir se realmente quer perseguir a carreira de gestor de projetos e dedicar o esforço que é necessário para alcançar o sucesso, você precisa saber o que esse profissional faz e como é sua rotina de trabalho.

O gestor de projetos é um profissional responsável por planejar e executar um projeto (nenhuma surpresa até aqui). Projetos, no caso, apresentam como características:

  • escopo definido;
  • data de início definido;
  • data de término definido.

Cuidado para não achar que a gestão de projetos se aplica apenas ao mundo da tecnologia da informação. Embora essa seja uma associação comum, que você encontra facilmente em qualquer pesquisa na internet, ela representa apenas parte da verdade. Empresas de qualquer segmento desenvolvem projetos.

Um restaurante, por exemplo, pode implementar um novo cardápio. E, se essa implementação obedecer aos três critérios listados lá em cima — escopo, data de início e data de término definidos —, isso pode ser considerado um projeto. 

O papel do gestor de projetos

O gestor de projetos é o responsável pela entrega do projeto. Ele lidera e gerencia a equipe, com a autoridade delegada pelos gestores da empresa (CEO, CFO). 

O gestor de projetos é, acima de tudo, o primeiro “ponto de contato” para todos os envolvidos no projeto. Sua equipe é composta por profissionais de várias áreas e dissolve-se com a conclusão do projeto (não há uma equipe permanente).

Imagine, por exemplo, que uma indústria deseja desenvolver um projeto voltado a abrir uma nova filial, em uma outra cidade. Nessa equipe será preciso ter:

  • um profissional de finanças, para controlar o orçamento do projeto;
  • um profissional de produção, que vai cuidar da implementação da linha de produção;
  • um profissional de compras, responsável por adquirir todos os equipamentos e máquinas para a unidade;
  • um profissional de marketing, dedicado a gerar interesse e divulgar essa nova filial.

Cada um desses colaboradores vai sair temporariamente do seu departamento para participar da equipe do projeto. Depois que a nova filial estiver pronta e aberta, todos retornam às suas atividades típicas.

O gestor de projetos envolve-se pouco nas atividades práticas que levam ao resultado final. Em vez disso, seu foco é:

  • manter o progresso dentro do cronograma estipulado; 
  • gerenciar as tarefas de cada envolvido;
  • estimular a interação entre os membros da equipe;
  • criar uma interface com os gestores da empresa. 

Para concluir o projeto com sucesso, o gestor de projetos precisa adotar uma metodologia. Existem diversas possibilidades como Waterfall, PMBOK, Scrum e PRINCE2. Cada uma delas reúne suas próprias técnicas e ferramentas. Cada tipo de projeto pode apresentar resultados melhores por meio de diferentes metodologias.

2. Quais os maiores desafios da gestão de projetos?

O gestor de projetos enfrenta, diariamente, uma série de grandes desafios. Com certeza, não é a carreira certa para quem busca tranquilidade. Vamos falar desses desafios a seguir:

Comunicação interna

O primeiro desafio da nossa lista é a comunicação interna, isto é, entre os membros da equipe. Lembre-se de que, como já foi explicado, a equipe de projetos é formada temporariamente. Isso significa que os colaboradores têm um período curto para aprender a trabalhar juntos.

Muitas vezes, eles não conseguem se adaptar um ao outro, por razões profissionais ou pessoais. Isso leva a um isolamento que, na prática, prejudica a comunicação interna.

O problema é que a comunicação é crucial para o sucesso de qualquer projeto. Imagine que um colaborador identifique um possível atraso na etapa A, porém não leva essa informação ao seu colega, que precisa desta tarefa concluída para dar início à etapa B. Pronto. Um obstáculo tão pequeno já pode bagunçar todo o planejamento do gestor de projetos.

Equipe enxuta

Via de regra, a equipe de trabalho encarregada de um projeto é enxuta. Ao contrário de um setor regular dentro de uma empresa, não temos cinco ou dez colaboradores com a mesma função.

Por um lado, esse cenário é favorável. Quanto mais leve for a estrutura da equipe, mais ágil será a tomada de decisões. Perfeito para quem tem um tempo limitado disponível e não quer gastá-lo com vaivém de informações e debates sem fim.

Por outro lado, pode ser um problema. Se você tem apenas um colaborador na equipe do seu projeto capaz de realizar uma certa tarefa, qualquer imprevisto (seja uma gripe ou uma demissão) vai atrasar todo o fluxo de trabalho.

Escolha da metodologia

A escolha da metodologia de gestão de projetos tem um forte impacto sobre os resultados atingidos. O problema é que não existe uma fórmula para decidir qual metodologia deve ser adotada em cada caso. 

De maneira geral, o gestor de projetos tem uma metodologia da sua preferência, aquela na qual ele se especializou e até buscou uma certificação específica. Mas, na hora H, ele pode perceber que não está funcionando para o projeto em questão. 

Forte dependência

O gestor de projetos é, provavelmente, aquele que mais depende dos outros para o sucesso do seu trabalho. E não estamos falando apenas da sua equipe, mas também de fatores externos. 

Imagine que uma indústria está realizando um projeto que vai renovar a linha de produção. O problema é que as novas máquinas foram importadas da China e os servidores da Receita Federal entraram em greve. Por isso, agora, as máquinas estão paradas há um mês na fiscalização aduaneira. O projeto, é claro, sofre atrasos ou precisa até ser colocado em hiato.

Veja como até mesmo questões políticas e macroeconômicas podem afetar diretamente um projeto. Essa é uma dificuldade séria e, também, um fator que precisa ser levado em consideração no trabalho do gestor de projetos.

Alto nível de pressão

Pode parecer desnecessário comentar, mas, se não ficou claro ainda, esse é um fator que você deve ter em mente na hora de seguir carreira como gestor de projetos. Uma das maiores dificuldades enfrentadas nessa atividade é o alto nível de pressão.

O gestor de projetos tem um tempo limitado disponível para atingir os resultados prometidos. E, ainda que tenha um excelente planejamento, sempre estará sujeito a imprevistos. Para completar, essa não é uma situação momentânea. Para quem segue essa carreira, essa é a realidade do trabalho, dia após dia. Se você gosta de desafios e dinamismo, vai se sentir realizado nessa atividade. Porém, cuidado para não entrar às cegas nesse caminho.

3. Como garantir uma gestão de projetos de sucesso?

Certas práticas são muito eficientes para garantir o sucesso dos seus projetos e, claro, o seu sucesso como gestor. Que tal conhecer algumas delas?

Fortalecer a comunicação da equipe

Lá em cima, neste post, você viu que um dos desafios enfrentados pelo gestor de projetos é a comunicação interna — ou, no caso, a falta dela. Portanto, se você quer garantir uma gestão de projetos de sucesso, comece fortalecendo a comunicação da sua equipe!

Uma das técnicas mais comuns é realizar reuniões periódicas, em que cada membro da equipe deve informar aos demais como está a evolução das suas tarefas. A frequência dessas reuniões pode variar, em alguns métodos de gestão de trabalho, ela é realizada diariamente.

Mas a reunião não é a única alternativa. Você também pode adotar a ajuda da tecnologia para simplificar a comunicação. Um bom exemplo são os aplicativos de troca de mensagens instantâneas — como, por exemplo, o WhatsApp ou Skype. Eles são mais ágeis do que os e-mails e, ao mesmo tempo, causam menos interrupções no ritmo de trabalho.

Adotar um software de gestão de projetos

Já que estamos falando em aplicativos, você pode adotar outras ferramentas, além do aplicativo de mensagens. De fato, a automação resolve muitos problemas do cotidiano. Por meio de um bom software de gestão de projetos, é possível:

  • atribuir tarefas, informar prazos, detalhar metas;
  • verificar o status individual das tarefas;
  • acompanhar o progresso geral do projeto;
  • enviar notificações diretamente para um colaborador, para um grupo de colaboradores ou para toda a equipe.

A melhor parte é que tudo que é feito por meio do software fica registrado. Assim, é possível gerar relatórios ou rever atividades anteriores.

Identificar os erros cometidos e as melhores práticas

A maioria dos gestores de projetos considera que o trabalho acabou quando o resultado é produzido e entregue. Mas quem realmente se destaca são os gestores que dedicam algum tempo a analisar o trabalho feito e identificar o que houve de pior e de melhor.

Ao identificar os erros cometidos, você pode aprimorar o planejamento dos próximos projetos, a fim de evitar que eles ocorram novamente. Enquanto isso, ao identificar as melhores práticas, você pode padronizá-las e adotá-las futuramente.

Realizar uma boa análise de riscos

O gestor de projetos lida diariamente com riscos. A questão do prazo é apenas um deles. Existem outros muito mais graves — como a possibilidade de chegar ao final do projeto e o resultado não corresponder ao planejado, por exemplo.

Com isso em mente, uma boa parte do sucesso de um projeto (e de seu gestor) é determinada pela sua capacidade de realizar uma análise de riscos precisa e realista, desde o começo. Identificando os riscos antes de dar o primeiro passo, você pode criar planos contingenciais para:

  • aceitar, quando o risco for de pequeno impacto ou extremamente improvável;
  • evitar, quando for possível impedir que a situação aconteça;
  • mitigar, quando somente for possível impedir parcialmente que a situação aconteça, atenuando seus efeitos;
  • transferir, quando for possível repassar o ônus a outra parte envolvida no projeto, como um fornecedor;
  • explorar, quando o risco for positivo — uma oportunidade.

Criar um dashboard

O dashboard, ou painel de controle, é uma ferramenta poderosa para o sucesso na gestão de projetos. Você sabe o que ele é?

Basicamente, trata-se de um painel reunindo todas as principais métricas usadas para controlar o projeto. De maneira geral, um projeto utiliza muitas métricas diferentes, relacionadas às várias áreas que estão envolvidas em sua execução. Ele pode ter KPIs de compras, de desenvolvimento, de finanças e de marketing.

Para o gestor entender, de fato, qual é o status do projeto, ele precisa não apenas ver essas métricas separadamente como também lado a lado, para traçar relações entre elas. Afinal, as áreas que atuam no projeto não trabalham isoladamente e o desempenho de uma pode afetar as demais. 

O dashboard, portanto, favorece a análise e a tomada de decisões. O melhor é que ele não é difícil de elaborar. Se você estiver usando um software de gestão de projetos, provavelmente conta com um dashboard gerado automaticamente. Se não, pode criá-lo simplesmente usando uma planilha de dados ou até mesmo com um quadro branco.

Escolher as pessoas certas

Nem sempre o gestor de projetos tem a chance de escolher quem vai integrar sua equipe. Muitas vezes, os colaboradores são “liberados” pelos gestores diretos conforme a conveniência do setor de origem. Mas, quando for possível ter uma influência sobre essa decisão, você deve fazer uma escolha consciente.

Busque colaboradores que trabalhem bem em equipe, que sejam atentos aos prazos, e abertos a trocar informações com os colegas. Leve em consideração, também, as características específicas do projeto. Você terá melhores resultados se procurar pessoas com habilidades e conhecimentos relevantes para o escopo e, claro, pessoas que tenham um interesse forte no projeto em si.

Avaliar bem a sua equipe

Existem diversos tipos de equipes. Algumas precisam de um gestor mais presente, com um nível mais alto de controle. Outros, precisam apenas de um gestor facilitador e são completamente capazes de apresentar um excelente desempenho com o mínimo de intervenção.

Para garantir o sucesso da gestão de projetos, você precisa ser capaz de identificar com qual tipo de equipe está lidando. Do contrário, vai cometer erros como:

  • dar liberdade demais a um grupo de profissionais que não está pronto para assumir responsabilidades adicionais, comprometendo os resultados;
  • sufocar a criatividade e motivação de profissionais de alta performance, sabotando o potencial.

Além disso, existe mais um fator que você deve levar em consideração. Equipes com perfil “high achieving” — isto é, perfil de grandes realizações — tendem a manter a capacidade de trabalho total por menos tempo. Isso é natural: se você estiver explorando todo o potencial dessas equipes, elas vão render muito, mas é um processo cansativo.

Dessa forma, você deve estar ainda mais atento ao tempo para a finalização do projeto. Projetos muito longos podem não ser indicados para equipes com esse perfil. Do contrário, pode emergir a chamada síndrome de burnout, caracterizada por extrema fatiga causada por estresse no trabalho.

Praticar a gestão de pessoas

O gestor de projetos não deixa de ser, também, um gestor de pessoas. Afinal, é responsável (ainda que temporariamente) por uma equipe de profissionais que precisam de motivação, de liderança, de aconselhamento para crescer.

É um grave erro acreditar que o gestor de projetos só precisa conhecer metodologias de gestão de projetos. Se não tiver algumas habilidades para lidar com pessoas, não vai conseguir alcançar o sucesso. 

É verdade que, dentro do tempo limitado que você tem à sua disposição para atingir resultados, pode ser difícil imaginar a prática da gestão de pessoas como parte da rotina. Quando você poderia realizar reuniões individuais para conversar com os membros da equipe ou fazer uma análise de desempenho de cada um?

Tudo bem, talvez não seja viável durante a execução do projeto. Porém, minimamente, você deve estar atento aos membros de sua equipe, para identificar quem está se destacando, quem está enfrentando dificuldades ou quem está desmotivado.

Um gestor concentrado apenas nos aspectos objetivos — tarefas, prazos, métricas — pode arruinar o sucesso do projeto. Especialmente se ele não notar os sinais de alerta emitidos pelas pessoas em sua equipe.

Oferecer feedback à equipe

Não é apenas o gestor de projetos que precisa de um retorno depois que o trabalho acaba. Toda a equipe também merece receber um feedback. Se não é possível fazer a prática do feedback consistente (que seria o ideal) devido ao prazo apertado do projeto, ofereça sua perspectiva depois que tudo tiver acabado.

Tenha em mente que esses colaboradores poderão fazer parte da sua equipe de novo, em um projeto futuro. Por isso, vale a pena oferecer um insight sobre como eles poderiam melhorar seu trabalho. Este não é apenas para o benefício da empresa ou do gestor, mas também do próprio funcionário, que terá a chance de evoluir como profissional.

Não se esqueça também de repassar esse feedback ao gestor direto de cada colaborador que participou do projeto. Essa informação pode ajudá-lo a definir se aquele funcionário merece uma promoção, por exemplo.

4. Como se tornar um gestor de projetos inovador?

Assim como qualquer profissional, o gestor de projetos tem que encarar a competitividade no mercado de trabalho. Destacar-se não é uma opção, é uma questão de sobrevivência. E os profissionais que recebem mais destaque são aqueles que apresentam um perfil inovador.

Inovar não é simples. É preciso ter visão, analisar o estado atual das coisas — nesse caso, a forma como a gestão de projetos é normalmente feita — e identificar oportunidades de melhoria.

Então, como você pode ser um gestor de projetos inovador e ganhar destaque nessa profissão?

Bom, a primeira coisa a fazer é buscar qualificação profissional. Por meio de uma especialização em Gestão de Projetos, você terá contato com:

  • conceitos;
  • estratégias;
  • técnicas;
  • ferramentas.

Conhecer esses elementos vai dar uma base sólida para analisar a maneira como a gestão de projetos é feita. E esse, como já vimos, é o primeiro passo para inovar. Correndo o risco de usar um cliché: antes de querer mudar o status quo, é preciso entendê-lo! Antes de tentar revolucionar o clássico, você precisa conhecê-lo.

Depois de investir em sua qualificação profissional, com uma pós-graduação e certificações, é hora de identificar as oportunidades de inovação. Existem algumas maneiras de fazer isso!

A primeira maneira é observar, nos projetos em que você trabalha, casos de ineficiência e desperdício. Toda inovação traz um aprimoramento, fazendo com que certo processo se torne mais eficiente ou enxuto.

Pense no avião, por exemplo, que aumentou a eficiência das viagens, permitindo que o homem atravessasse milhares de quilômetros em poucas horas. 

A segunda maneira é ficar atento às tendências do mundo da gestão de projetos. Acredite: nem toda inovação vem de uma ideia 100% nova. Você pode ser um gestor de projetos inovador, reconhecendo uma tendência de alto potencial e implementando-a rapidamente.

Como tudo no mundo corporativo, a gestão de projetos é muito dinâmica. Sempre surgem novas práticas. Por isso, se você quer estar sempre na vanguarda e se posicionar como um profissional inovador, deve manter-se muito bem informado. 

5. A gestão de projetos como escolha de carreira

Você já ouviu falar em “carreira em w”? Essa é uma novidade do mundo profissional que visa, justamente, englobar a gestão de projetos entre as possibilidades disponíveis para os funcionários. Vamos entender melhor?

Quando você entra em uma empresa, conquistando um emprego, tem três possibilidades de carreira a seguir:

  • administrativa;
  • operacional;
  • projetos.

A terceira opção surgiu, justamente, porque não se enquadra nas características típicas das outras duas. Antes da gestão de projetos se tornar uma alternativa independente de carreira, era apenas uma atividade adicional desempenhada pelos gestores administrativos e pelos especialistas operacionais.

Neste post, você mergulhou no mundo da gestão de projetos. Entendeu o que faz um gestor de projetos, descobriu as maiores dificuldades que esse profissional enfrenta e ainda aprendeu como ter sucesso e ser inovador nessa carreira. Ótimo! 

Se você chegou até aqui, depois de um post completo, é porque valoriza sua carreira. Então, que tal aprender o que o mercado de trabalho realmente procura? Ficou curioso? Aproveite e baixe o nosso guia de mercado de trabalho gratuito!

 

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