8D: conheça a metodologia que resolve situações críticas

Para sobreviver em um mercado altamente competitivo e atender às demandas de consumidores cada vez mais exigentes, as empresas estão sempre investindo em novos métodos de trabalho. A ideia é maximizar o retorno financeiro sem abrir mão da qualidade. A metodologia 8D surgiu justamente com esse propósito, ajudando a aperfeiçoar os processos produtivos.

Nosso objetivo neste artigo é apresentar em detalhes a metodologia 8D, mostrando como esse importante instrumento de gestão pode alavancar os resultados de uma empresa. Além disso, você verá como aplicar essa ferramenta para desenvolver soluções inovadoras e aumentar o nível de satisfação dos clientes. Confira!

O que é a metodologia 8D?

O 8D é uma ferramenta de gestão criada nos anos 1970 e aperfeiçoada ao longo da década seguinte pela Ford. Sua proposta é ser um método eficaz para identificar e solucionar falhas que afetem a qualidade de produtos e serviços. Além disso, o processo busca eliminar a causa raiz do problema para evitar que ele reapareça no futuro.

O pilar principal da metodologia 8D é a integração entre os membros da equipe responsável pela resolução do problema, Por isso, todo o processo é voltado para a valorização do trabalho colaborativo e procura fortalecer a sinergia entre os departamentos que participam do projeto.

As oito disciplinas que compõem a ferramenta — as quais veremos em detalhes na sequência deste artigo — são orientadas pela coleta e análise de dados, evitando palpites ou propostas mirabolantes. A ideia é visualizar o problema com o máximo de precisão e desenvolver uma solução completa e definitiva.

Como aplicar o 8D na sua empresa?

Geralmente, o 8D é utilizado para resolução de problemas grandes e de alta complexidade, situações críticas que costumam afetar diretamente o cliente e colocam em risco a credibilidade e a sustentabilidade do negócio. Uma das características importantes do método é a possibilidade de utilizá-lo em conjunto com outras metodologias de gestão.

Vamos conhecer melhor as disciplinas que formam a metodologia 8D: 

D1: Formar a equipe

A melhor maneira de montar uma equipe de sucesso é promover a integração entre indivíduos com conhecimentos distintos. O primeiro passo para definir a equipe responsável pelo projeto é reunir profissionais de vários setores e níveis hierárquicos, pessoas capazes de agregar valor ao grupo de trabalho.

É importante que elas tenham conhecimento sobre os processos internos e venham de departamentos impactados pelo problema a ser solucionado. Vale destacar que o trabalho em equipe exige algumas características fundamentais dos gestores, como a empatia e a comunicação transparente e objetiva.

D2: Descrever o problema

Com a equipe reunida, chega o momento de compreender o problema. Para isso, é necessário fazer uma grande investigação e coletar informações que permitam desenvolver uma descrição completa dele. Os dados podem vir de depoimentos de funcionários e clientes, relatórios gerenciais ou outros métodos que ajudem a entender o tipo de problema e seu alcance.

Uma ferramenta adicional que pode ser muito útil nesta etapa é o 5W2H. Com ele, podemos visualizar melhor a dificuldade ao responder às seguintes perguntas:

  • O que está acontecendo?
  • Onde está acontecendo?
  • Quando está acontecendo?
  • Como está acontecendo?
  • Por que está acontecendo?
  • Quem causou o problema?
  • Quanto o problema está custando para a empresa?

Outras ferramentas podem ser adotadas, desde que atendam ao objetivo principal, que é explicar a falha detalhadamente.

D3: Estabelecer ações de contenção

O processo para investigar um problema e desenvolver soluções definitivas pode levar algum tempo, fazendo com que o cliente continue exposto à falha. Para evitar que isso ocorra, é necessário estabelecer ações de contenção: soluções provisórias que garantam a continuidade dos processos produtivos sem grandes prejuízos para os consumidores e para o negócio.. 

D4: Determinar a causa raiz

Depois de colocar a solução provisória em prática, a equipe terá mais tranquilidade para trabalhar em algo mais completo. O time deve fazer um brainstorming para levantar as relações de causa e consequência em busca da causa raiz, o elemento que dá origem ao problema. A única forma de eliminar a falha definitivamente é atuar sobre essa fonte.

Um bom instrumento para auxiliar nessa tarefa é o Diagrama de Ishikawa, que permite conectar e visualizar causas e efeitos com facilidade. Depois de localizar a causa raiz, é hora de passar para o próximo passo e discutir possíveis soluções.

D5: Escolher e validar ações permanentes

A equipe deve desenvolver sugestões para eliminação da causa raiz e pensar nos impactos que cada uma delas pode ter sobre os departamentos envolvidos. A validação dessas ideias deve ser cuidadosa, para que a solução escolhida não seja fonte de novos problemas no futuro. Vale destacar mais uma vez a importância de fazer uma análise baseada em dados, sem achismos e suposições.

D6: Implementar as ações permanentes

Finalmente, chegou o momento de aplicar a solução escolhida. Para isso, é necessário formular um plano estratégico e delegar tarefas, para que cada membro da equipe saiba exatamente o que deve ser feito e qual é o prazo de entrega. Evidentemente, a execução deve ser acompanhada com o auxílio de indicadores de desempenho capazes de mensurar a evolução do trabalho.

D7: Definir medidas de prevenção

Se o monitoramento indica que as soluções propostas estão dando os resultados esperados, os novos métodos de trabalho precisam ser revalidados e padronizados. Isso evitará que o problema reapareça futuramente. Revise todos os procedimentos e instrumentos de trabalho para garantir que eles estejam dentro dos padrões estabelecidos. 

Verifique também a necessidade de replicar a solução em outros setores para eliminar problemas semelhantes. O investimento em treinamentos também é fundamental, pois ajuda a fixar os novos métodos de trabalho e contribui para o processo de melhoria contínua.

D8: Reconhecer o trabalho da equipe

O trabalho para criar e implementar soluções tão abrangentes é longo e cansativo; portanto, nada mais justo do que celebrar o sucesso com o time. Formalize o encerramento do projeto e apresente os resultados para a equipe, valorizando o esforço de cada integrante. Isso reforçará o senso de colaboração e motivará os colaboradores a encarar novos desafios. 

Ao promover a interação entre profissionais com conhecimentos diversificados, o 8D proporciona uma visão ampla do negócio. Sua utilização traz grande aprendizado para toda a equipe e favorece a inovação empresarial, gerando um importante diferencial competitivo.

Agora que você aprendeu um pouco mais sobre a metodologia 8D, assine nossa newsletter e receba em primeira mão uma série de conteúdos sobre as melhores ferramentas de gestão e muitas dicas para alavancar sua carreira.

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