Como iniciar uma estratégia de mobilidade corporativa em sua empresa

O cenário que vamos descrever não é incomum em qualquer empresa. Um colaborador preocupado quer usar seu smartphone — a mão está praticamente coçando para checar aquela mensagem que acabou de chegar. Ele olha em volta para checar se ninguém está vendo. O gestor pega a situação e segue-se um longo discurso sobre por que usar celulares na empresa é proibido.

Esse tipo de situação vai no sentido contrário das tendências mais atuais, que envolvem a adoção de uma estratégia de mobilidade corporativa. Você já ouviu esse termo? Sua empresa ainda tem regras contra aparelhos móveis no trabalho? Então, esse artigo é para você.

O que é mobilidade corporativa?

Como você provavelmente consegue inferir pelo nome, mobilidade corporativa é o uso de tecnologias móveis dentro das empresas, com o propósito de obter melhores resultados nas atividades tradicionais.

O erro de muitos gestores é acreditar que os aparelhos móveis, como smartphones e tablets, são simplesmente fontes de distração. Acreditam que, se o colaborador puder usar esses equipamentos durante o trabalho, vão se envolver com atividades pessoais e perder produtividade.

A maneira certa de abordar a questão, porém, é outra. É preciso entender que já não é mais possível reverter o cenário em que nossas vidas estão cada vez mais integradas ao uso desses gadgets.

Portanto, vale mais a pena fomentar uma cultura em que os aparelhos móveis sejam usados como ferramentas para melhorar o desempenho dos colaboradores. É aí que entra a necessidade de uma estratégia de mobilidade corporativa.

05 dicas para uma estratégia de mobilidade corporativa

1. Alinhe a mudança com todos os colaboradores

Você pode ficar surpreso, mas enquanto alguns colaboradores se sentirão em êxtase por adotar smartphones e tablets na sua rotina de trabalho, outros provavelmente serão apáticos ou, até mesmo, contrários à ideia. Como acontece na implementação de qualquer mudança, quem já está acostumado à maneira “tradicional” de trabalhar pode demorar um pouco no processo de adaptação.

Portanto, você terá que reunir todos os colaboradores da empresa para esclarecer os benefícios da mobilidade no trabalho. Pense, também, na possibilidade de fazer treinamentos simples com esses colaboradores. Você provavelmente descobrirá que alguns deles não estão familiarizados nem mesmo com o uso do smartphone para trocar mensagens.

2. Apresente recursos à equipe

Muitos usuários de smartphones e tablets não têm consciência do verdadeiro potencial destes equipamentos para as atividades da empresa. A maioria está satisfeita sabendo usar os aplicativos de redes sociais ou jogos casuais.

O gestor pode ajudar, apresentando a sua equipe os melhores recursos para fins de trabalho. Por exemplo, que tal incentivar seus colaboradores a usar aplicativos de produtividade para o controle do tempo ou para a criação de listas de tarefas? Escolha os melhores e explique aos colaboradores como usá-los.

Outra sugestão é treinar os colaboradores para usar adequadamente os equipamentos móveis como forma de manter contato com os colegas de trabalho e com os clientes durante viagens corporativas. Tome apenas cuidado para que sua equipe não comece a fazer horas extras virtuais, pois isso pode causar problemas trabalhistas à empresa.

E não se esqueça da possibilidade de usar os aparelhos móveis como recurso de aprendizado. Assim, a qualquer hora e em qualquer lugar, os profissionais podem adquirir novos conhecimentos e habilidades úteis ao seu trabalho.

3. Adote medidas de monitoramento e controle

Uma das maiores preocupações em relação ao uso de tecnologias móveis dentro da empresa está relacionada a um possível abuso dos colaboradores. Será que eles vão passar o dia navegando no Facebook, em vez de usar esse recurso para trabalhar melhor?

Felizmente, existem várias maneiras de contornar essa possibilidade. A empresa pode fazer um bloqueio na rede aos sites que considera inapropriados. Outra alternativa é utilizar recursos para rastrear como os colaboradores estão usando seus dispositivos. 

Assim, somente quando alguém passar tempo demais em atividades pessoais, não relacionadas ao trabalho, a gestão terá que tomar uma atitude. Mas lembre-se de esclarecer à equipe qual é a política e os critérios da empresa sobre sites permitidos ou não.

4. Distribua os equipamentos

Um obstáculo na implementação da mobilidade corporativa é que, se os colaboradores usarem seus aparelhos pessoais, isso pode criar desigualdade e atrapalhar a harmonia na equipe. Afinal, alguns funcionários terão equipamentos caros, de última geração, enquanto outros terão aparelhos mais simples ou antigos, e alguns podem nem sequer ter um. 

Para evitar essa situação, algumas empresas distribuem os smartphones e tablets (e até notebooks) que os colaboradores poderão usar para fins de trabalho. É claro que, para que isso funcione, é necessário duas coisas. 

A primeira é um planejamento financeiro adequado, já que existe um custo agregado à aquisição dos aparelhos, manutenção, planos de dados, entre outros. 

Você terá que pesquisar bem os fornecedores que vai usar, escolher modelos com excelente custo-benefício e, talvez, até avaliar quais setores da empresa vão participar desse programa. Tenha em mente que fornecer equipamentos para todos os colaboradores é, muito possivelmente, inviável. A grande maioria das empresas concentra essa prática em setores como o comercial, que têm maior necessidade deste recurso.

A segunda é uma política clara de responsabilidade dos colaboradores sobre o equipamento que receberem. Do contrário, a empresa pode ter que arcar com prejuízos causados por puro mau uso ou descaso. Faça um registro de cada equipamento distribuído e elabore um termo assinado. 

Além disso, é claro, é indispensável que haja um procedimento de vistoria quando o colaborador devolve o aparelho — por exemplo, em caso de desligamento.

5. Proteja sua empresa

A partir do momento que o uso de equipamentos móveis faz parte da realidade cotidiana da empresa, você está assumindo alguns riscos. Se o colaborador levar o smartphone para casa e usá-lo em uma rede desprotegida, o aparelho pode ser invadido por vírus, causando a perda de dados importantes.

Então, ao implementar uma estratégia de mobilidade corporativa, não se esqueça de medidas simples de proteção. Uma alternativa é adotar um antivírus de boa qualidade. Outra ideia inteligente é comprar espaço em nuvem para um backup periódico de todos os dados armazenados nos smartphones, tablets e outros aparelhos da empresa.

A segurança física do aparelho, como já comentamos, também é um fator a ser lembrado. Embora a responsabilidade seja do colaborador, você pode se precaver fornecendo acessórios de proteção, como capas anti-impacto ou películas para a tela.

E então, está preparado para lançar as bases de uma estratégia de mobilidade corporativa? Se você quer outras dicas sobre o uso da tecnologia nas empresas, então aproveite e assine nossa newsletter!

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