Como usar conhecimentos de gestão de projetos na área de marketing?

Quando você pensa em gestão de projetos, sempre imagina uma equipe de TI ou de engenharia? Sofre só de pensar em ter que lidar com tantas variáveis e áreas de conhecimento? Pois saiba que ela não se restringe à área de exatas. A gestão de projetos pode muito bem ser aplicada ao marketing!

Segundo o PMI – Project Management Institute, projeto “é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos”. Transferindo para o marketing, cada campanha também não seria um projeto? E várias campanhas não poderiam ser um portfólio de projetos?

Pois é sob esse viés que vamos te mostrar como usar os conhecimentos de gestão de projetos na área de marketing. Fique tranquilo, pois não é nada assustador. Pelo contrário, você vai amar aplicar esses novos conhecimentos e extrair maior valor das suas ações!

Vamos lá?

Focando em resultados

Uma das grandes batalhas do marketing é comprovar, por meio de dados, a eficácia das estratégias utilizadas para atrair e converter clientes. Essa dificuldade pode residir na insistência de se pensar no processo criativo, e não no resultado que se espera. 

Como na gestão de projetos você começa todo o planejamento com a definição do escopo – ou objetivo – da iniciativa, fica mais fácil determinar que tipo de resultado é esperado ao final do seu esforço. No escopo também são definidos o que está incluso e o que não está incluso no projeto, ajudando a alinhar as expectativas de todos os envolvidos.

Estruturação do plano de marketing

Na gestão de projetos, é comum trabalharmos com 5 grupos de processos:

  • Início;
  • Planejamento;
  • Execução;
  • Monitoramento e controle;
  • Encerramento.

Mas você pode ampliar seus horizontes e partir para uma gestão mais aprofundada, que se baseia em dez áreas de conhecimento que vão auxiliar na gestão de todos os pontos estratégicos da sua iniciativa:

  • Gerenciamento de Escopo
  • Gerenciamento de Tempo
  • Gerenciamento de Custos
  • Gerenciamento de Qualidade
  • Gerenciamento das Aquisições
  • Gerenciamento de Recursos Humanos
  • Gerenciamento das Comunicações
  • Gerenciamento de Stakeholders
  • Gerenciamento de Risco
  • Gerenciamento da Integração

Essas dez áreas fazem parte do PMBOK, um guia das melhores práticas de gestão de projetos. Para que você entenda como utilizar esse conhecimento no marketing, vamos nos aprofundar um pouco mais em cada uma delas:

1. Escopo

É estabelecer os objetivos do projeto, considerando suas premissas e restrições. Por exemplo, para desenvolver um vídeo institucional da marca, você deve colocar como premissa a participação da alta direção nas gravações. Como restrição ao projeto, pode ser considerada a ausência de uma locação adequada para as filmagens.

2. Tempo

Refere-se aos prazos de execução de um projeto. Numa campanha de Natal, por exemplo, você terá um cronograma de ações que vai de novembro a dezembro, não podendo ultrapassar essa data porque sua ação ficaria sem sentido. A gestão do tempo ajuda a organizar todas as atividades que devem ser realizadas dentro de uma linha temporal, ajudando sua equipe a monitorar os prazos e entregas.

3. Custos

No marketing, a gestão do budget, ou orçamento. é sempre um problema. Mas, com técnicas de gestão de custos para gerenciamento de projetos, ficará mais fácil determinar o custo de cada ação e encontrar maneiras de otimizar seus recursos para que não seja preciso explicar à direção da empresa o porquê de você ter extrapolado o combinado.

4. Qualidade

A gestão da qualidade deve estar intrínseca a todas as ações de marketing, pois ela impacta diretamente na percepção de valor do cliente. Neste sentido, a gestão de projetos pode te ajudar a determinar, precisamente, quais são os pontos que merecem atenção e como melhorar gradativamente suas ações.

5. Aquisições

O gerenciamento de aquisições está intimamente ligado à gestão de custos, já que depende do seu orçamento inicial. Quando você consegue melhorar sua capacidade de análise sobre as aquisições necessárias para levar uma campanha adiante, consegue negociar preços com fornecedores, substituir insumos que tornam seu projeto inviável por outros mais baratos e assim maximizar o uso do seu budget.

6. Recursos humanos

A equipe de marketing nem sempre está limitada à equipe interna. Muitas vezes, é preciso contratar pessoas terceirizadas para realizar determinados trabalhos, exigindo um esforço um pouco maior na gestão de pessoas. Na gestão de projetos, o gerenciamento de recursos humanos serve para determinar quais são as contratações necessárias e como lidar com sua equipe ao longo do projeto, a fim de manter a motivação e o foco no resultado final.

7. Comunicação

Nem é preciso lembrar que a comunicação é essencial em qualquer segmento de atuação, ainda mais no marketing. Mas por que será que ainda sofremos com falta de informações, dados pela metade ou conhecimento que não chega a quem deveria?

Isso não ocorre na gestão de projetos porque, logo no planejamento, você determina quais são os canais utilizados para manter a comunicação entre a equipe e demais stakeholders fluida, e ainda identifica a frequência das comunicações, o formato, a linguagem e outros detalhes essenciais para que todos se sintam envolvidos e informados.

8. Stakeholders

Além da sua equipe de trabalho, existem vários grupos envolvidos na sua estratégia de marketing: clientes, consumidores, parceiros de negócios, governo, diretores, sócios, acionistas, a comunidade, entre outros. Entretanto, nem sempre nos lembramos disso, e é por essa razão que muitas ações publicitárias são denunciadas ao Conar.

Para não ser pego desprevenido, o ideal é que você liste todos esses grupos e utilize uma comunicação clara e transparente com cada um deles, obedecendo, é claro, à relevância de cada um.

9. Risco

Toda ação de marketing também corre riscos, como uma multa do Conar, ser impedida de passar na TV, a falta de retorno sobre o investimento realizado, entre outros. Mas raramente pensamos nisso quando estamos criando aquela super campanha arrasadora, não é?

O gerenciamento de projetos nos ensina que é preciso avaliar os riscos, mesmo que pareçam mínimos num primeiro momento. Existem técnicas que ensinam, inclusive, a classificar os riscos, de forma que você possa prestar mais atenção naqueles especialmente perigosos.

10. Integração

Por fim, o gerenciamento de integração é o processo de unificar todas essas áreas e gerenciar seu projeto por completo, monitorando todos os indicadores de performance, acompanhando sua equipe e melhorando os resultados ao longo da trajetória rumo ao objetivo final.

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