O passo a passo para delegar tarefas de forma efetiva

Se você gerencia projetos ou coordena equipes, eventualmente passará pela necessidade de delegar tarefas. E uma das grandes preocupações do coordenador é fazer a correta distribuição de atividades, sem perder o controle sobre elas ou a qualidade da execução. Além disso, nem todo gerente sente confiança em capacitar seus subordinados, o que pode gerar insegurança no ato de delegar.

De fato, essa não é das habilidades mais fáceis, mas é uma das mais importantes para que o líder realize uma gestão de sucesso. A descentralização de atividades permite a divisão de tarefas e demandas, garantindo uma equipe eficiente e mais tempo para o líder se dedicar a outras funções, como questões estratégicas e de planejamento.

Portanto, se você precisa desenvolver essa competência em sua gestão, acompanhe este artigo. Vamos mostrar um passo a passo de como fazer as delegações de maneira correta e eficaz, para que sua equipe obtenha os melhores resultados. Confira!

Escolha as tarefas que vão ser delegadas

Em primeiro lugar, o gestor deve selecionar quais tarefas serão delegadas. A dica, aqui, é fazer uma lista com todas as atividades sob a sua responsabilidade, desde as mais corriqueiras até as mais complexas. Tendo em mãos tudo o que precisa ser feito, é possível selecionar o que pode ser delegado e o que deve continuar sob o seu comando.

É recomendável que tarefas que exigem decisões estratégicas ou um conhecimento muito técnico sejam assumidas pelo próprio gestor, ao passo que tarefas que outras pessoas podem fazer ou que você não domina sejam delegadas.

Isso não significa que um gestor deva abrir mão de atividades mais simples; você também pode assumi-las se elas lhe dão satisfação profissional. O que não é saudável para uma boa gestão é que o gerente assuma mais responsabilidades do que pode arcar ou do que realmente é necessário.

Tendo em mente que você não pode nem deve fazer tudo sozinho, os resultados da equipe só tendem a melhorar.

Determine para quem você vai delegar tarefas

O segundo passo é escolher os melhores profissionais para assumir as tarefas delegadas, para que sejam realizadas com competência e qualidade. Para isso, é importante conhecer bem sua equipe, descobrir os pontos fortes e fracos de cada um e avaliar suas habilidades e competências, escolhendo, assim, o perfil mais apto para cada tarefa proposta.

Lembre-se de que a delegação não é um mero repasse de tarefas, mas uma concessão de poderes a alguém, com compartilhamento de responsabilidades. Portanto, além de escolher o melhor funcionário para cada atividade delegada, procure planejar cuidadosamente esse processo. Delegue gradualmente as funções, concedendo maiores obrigações ao longo do tempo.

Além disso, é importante que o gestor tenha confiança em quem vai delegar as tarefas e acredite em seu potencial, visto que, ao assumir a responsabilidade sobre elas, os funcionários precisarão ter mais autonomia e poder decisório em suas ações.

Ofereça um treinamento aos funcionários delegados

Este é um passo fundamental para delegar tarefas de modo eficiente e com êxito. Seja bastante claro ao orientar os funcionários, dê instruções precisas e os conscientize da importância sobre as novas atividades a serem exercidas.

O gestor pode, inclusive, organizar um período de treinamento, para preparar melhor o funcionário. É natural que esse processo tome algum tempo do gestor, mas os benefícios posteriores são enormes, sendo capaz de garantir um trabalho bem executado e dentro das expectativas.

Portanto, mesmo quando o colaborador já tem algum conhecimento sobre a função, jamais negligencie a boa comunicação. Como delegante, você deve explicar claramente o que será exercido, todas as etapas envolvidas nessa atividade e os resultados esperados, garantindo, ainda, que as informações tenham sido perfeitamente compreendidas pelo profissional.

Defina, também, os prazos para as tarefas. Uma dica, principalmente no caso de gestão de projetos, é repartir os prazos para cada etapa da tarefa. Com isso, você evita surpresas desagradáveis ao final e as chances de suas expectativas serem atendidas aumentam significativamente.

Garanta o acompanhamento e a supervisão das tarefas

Como dissemos, o funcionário para quem você delega uma tarefa deverá ter maior poder de autonomia e de decisão. Contudo, essas habilidades serão desenvolvidas ao longo do tempo. Na fase inicial de delegação, é importante oferecer um acompanhamento, sobretudo caso ocorram problemas durante a execução das tarefas.

Por isso, é importante acompanhar de perto o andamento das atividades, a fim de garantir o correto funcionamento do seu setor. Confira se o escopo da tarefa está sendo atingido, se está dentro do prazo e, ainda, se tudo está sendo feito com a devida qualidade.

Caso necessário, você também pode escolher um supervisor para ficar encarregado de conferir a execução das atividades delegadas e auxiliar os funcionários.

A dica é focar no suporte ao funcionário, e não simplesmente em dar ordens ou impor um modo único de executar as atividades. Portanto, ao delegar tarefas, cuidado com o tipo de gestão autoritária.

O importante é aproveitar essa fase para corrigir possíveis erros, reduzir obstáculos que estejam criando dificuldades aos funcionários e sanar dúvidas que porventura apareçam no decorrer das atividades. Com isso, você garante as condições necessárias para que os resultados esperados sejam atingidos.

Faça uma avaliação final e dê feedbacks

Por fim, é importante que o gestor faça uma avaliação sobre a performance dos funcionários e meça os resultados. Além de analisar o desempenho e de acompanhar a atuação deles, também é importante sempre dar feedbacks construtivos ao longo do processo, e não apenas depois de a tarefa ser concluída.

Lembre-se de que não é função do gestor apenas cobrar, pois a delegação não o isenta de sua responsabilidade sobre as tarefas.

O gestor e o funcionário devem, portanto, manter uma constante comunicação. O chefe da equipe deve auxiliar o subordinado nas dificuldades em relação às tarefas, deve ficar ciente das decisões tomadas pelo funcionário e, ainda, estar disposto a conversar e ouvir suas considerações.

Com o tempo, você poderá dar maior autonomia a seus subordinados, podendo se concentrar em atribuições mais específicas. Tudo isso é importante para aperfeiçoar ainda mais o processo de delegação, criando uma equipe de sucesso.

Seguindo esse passo a passo, você saberá delegar tarefas corretamente e de forma efetiva. Certamente, verá que a descentralização das atividades pode trazer enormes benefícios para sua gestão, como uma maior garantia de cumprimento de prazos e resultados mais satisfatórios.

Agora que você está apto a dominar essa importante habilidade gerencial, compartilhe este artigo em suas redes sociais e ajude outras pessoas a desenvolver a arte de delegar tarefas!

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