Quando usar cada um dos tipos de metodologias de gestão de projetos?

Atualmente, existem muitos tipos de metodologias de gestão de projetos que podem ser empregadas pelas empresas. Saber distinguir entre eles e entender para que objetivos e ações são indicados é essencial para o êxito em desenvolvimentos de produtos/serviços, parcerias ou outros programas organizacionais.

Existem duas finalidades ligadas a um projeto: criar um output, cujo propósito é gerar produtos/serviços, e/ou um outcome, em que o intuito é produzir um resultado.

Neste post, você vai aprender quais são e quando aplicar as melhores metodologias para gerar outcomes, além de entender como a escolha de uma delas impacta em vários aspectos do sucesso e da diminuição de riscos do projeto. Não deixe de conferir!

Principais agrupamentos das metodologias de gestão de projetos voltadas para resultados

Métodos tradicionais

Segundo Heitor Coutinho, professor de estratégia e gestão de projetos da Fundação Dom Cabral, “os métodos tradicionais foram criados para situações de baixa incerteza”. Nesse caso, há o conhecimento sobre o que será desenvolvido, o escopo envolvido e o objetivo do projeto.

De forma resumida, em um método tradicional se tem a compreensão e o conhecimento para desenvolver a solução pretendida. Duas metodologias que se enquadram nesse grupo são o PMBOK e o PRINCE 2.

Métodos ágeis

Os métodos ágeis usam bastante o recurso de prototipação, pois é necessário ter muita interação com o cliente. Nesse caso, sabe-se o objetivo do projeto que será desenvolvido, porém não há muita clareza em relação à solução.

“Por isso, é necessário lançar mão de protótipos, ter mais iterações (recursividade) e interação com os futuros usuários”, explica Heitor. “Nesse grande grupo de métodos ágeis, uma aplicação muito usual é o desenvolvimento de produtos em empresas.” Algumas metodologias que se enquadram nos métodos ágeis são:

  • SCRUM;

  • Lean Startup;

  • Práticas Ágeis do PMI.

Métodos inovadores ou Extreme Project Management (XPM)

Quando é necessário desenvolver algo novo, é comum não ter dados do mercado. Afinal, está sendo lançada uma coisa nova. “Nessa circunstância, a valia do planejamento é muito restrita”, comenta o professor. Sendo assim, o planejamento só é útil via just in time, não para a estrutura geral do projeto.

“Esse terceiro bloco de métodos é o que tem o maior nível de incerteza e, portanto, o maior nível de risco associado”, explica Heitor. “Todos os métodos de pesquisa e desenvolvimento estão nesse quadrante.”

No Extreme Project Management se lida com grau elevado de risco, pois se trabalha algo com um nível de novidade extrema, que pode envolver inovação radical e até disruptiva. “É uma situação em que nem o objetivo, nem a solução estão claros”, comenta Heitor. “Então você terá que pesquisar muito para depois entrar no desenvolvimento.”

Algumas técnicas usadas nesse ambiente são a ideação e o Design Thinking, bem como projetos de pesquisa puros. Já o Design Sprint, da Google, é um método para inovação.

As sete principais metodologias de gestão de projetos

1. PRINCE 2

O PRINCE 2 se encontra no quadrante tradicional, sendo muito usado na Europa. “Ele se aplica quando você conta com um nível de incerteza baixo, mas tem certeza de qual é o objetivo e há clareza da solução”, explica o professor.

2. PMBOK

O PMBOK, de origem americana, é um livro estruturado em conhecimentos da área, de forma semelhante ao Prince 2, sendo instituído pelo PMI (Project Management Institute). Ele agrupa o conjunto de boas práticas dessa organização para a gestão de projetos, sendo considerado um método tradicional. Todavia, a versão de 2017 trouxe um conteúdo adicional voltado para a metodologia ágil, ou seja, já existe o PMBOK Agile.

3. IPMA

O IPMA (Internacional Project Management Association) é outro instituto extremamente importante, também de origem europeia, que pode ser posto no mesmo nível das organizações responsáveis pelo PRINCE 2 e pelo PMBOK.

“Enquanto os dois primeiros são mais orientados às melhores práticas, ao processo de fazer projetos, o IPMA está mais ligado às competências para se fazer projeto”, explica Heitor. Também é um método tradicional.

4. SCRUM

O SCRUM é o método ágil mais conhecido, sendo muito bem empregado na fabricação de software. “A partir do momento em que o desenvolvimento de softwares avançou para a programação orientada a objetos, a elementos mais gráficos, o SCRUM foi decisivo”, aponta Heitor.

No entanto, o professor menciona que essa metodologia pode ser usada também para o desenvolvimento de novos produtos nas companhias, uma vez que conta com bons recursos para isso.

5. Adaptative Framework Project (AFP)

Uma das premissas de um método ágil é ser adaptativo. Nele, ao longo do processo, realizam-se adaptações em seu escopo, além de incrementar aos poucos seu projeto até obter o produto final. O Adaptative Framework Project fornece uma estrutura que se adapta a ambientes em constante mudança. Assim, é preciso destacar que o AFP facilita a adaptação, sendo também semelhante ao SCRUM, embora mais amplo. 

6. Lean Startup

Lean, algo como “enxuto”, envolve identificação e exclusão sistemática de desperdícios. Basicamente, qualquer método lean emprega a estratégia de agir, de forma local, em cada item de desperdício de recursos, custo ou tempo para atingir um time-to-market mais rápido e qualidade superior.

Com base nesse conceito, Eric Ries, empreendedor e autor, buscou combinar ideias de marketing, gestão e tecnologia, e criou o Lean Startup. Ele tem buscado converter uma metodologia idealizada originalmente para startups de tecnologia em um método mais aplicável e coeso para qualquer organização nascente.

Suas ideias englobam, por exemplo, métodos ágeis de desenvolvimento de mercadorias, interação frequente com usuários para testes de hipóteses e ciclo BuildMeasureLearn (construir — medir — aprender).

7. Design Sprint

Design Sprint é um método que possibilita resolver questões críticas empregando prototipação, técnicas de brainstorming e validação de modelos em um intervalo de tempo pequeno.

Desenvolvido pelo designer e autor Jake Knapp, no Google, sendo bastante usado na gigante tecnológica, seu foco é desenvolver e testar ideias com clientes, buscando resolver questões críticas rapidamente. Tudo é feito em um período curto de cinco dias.

Em vez de aguardar para lançar um Minimum Viable Product (MVP) para checar se uma ideia é positiva ou não, o que pode levar meses, o Design Sprint se centra, especificamente, na validação dessa ideia junto a usuários, reduzindo o processo para uma semana útil de trabalho.

O que define quando cada uma delas deve ser usada

“Não acredito que uma empresa possa adotar um único modelo e ter sucesso”, diz Heitor. Ele explica que as companhias precisam entender quando cada método é adequado para determinada situação, que pode ser uma das seguintes:

  • saber o que fará (solução) e ter a clareza quanto aos objetivos — o uso de um método tradicional;

  • saber o objetivo que se quer alcançar, mas não ter um escopo do produto (solução) — métodos ágeis são os mais adequados;

  • produzir algo absolutamente novo, não havendo clareza sobre objetivos e solução — o emprego de um método inovador ou XPM se encaixa nesse caso.

“Ela nunca pode ter um método só, ou modelo só”, enfatiza o professor ao se referir à necessidade de a empresa diversificar seus métodos. “A partir do modelo, ela pode se inspirar para criar a metodologia dela, que vai ter uma série de caminhos diferentes.”

Consequências de usar a metodologia errada

A primeira consequência é o projeto fracassar por causa de uma opção errada, pois a metodologia escolhida pode não ter os recursos necessários para lidar com desafios específicos da gestão de projetos.

Heitor exemplifica: “Se o seu desafio é desenvolver algo disruptivo, muito inovador, não dá para usar o modelo PMBOK, porque ele não é adequado para isso.” Segundo o professor, isso ocorre “porque essa metodologia tradicional é usada quando você sabe claramente o objetivo e qual é a solução daquilo que pretende desenvolver”.

“Com o uso de um método inadequado, você pode ter desde um aumento de custo — devido a uma determinada burocracia para se chegar a um produto ou resultado — até o fracasso total”, alerta ele.

Para evitar isso, é importante ficar atento na hora de decidir quais tipos de metodologias de gestão de projetos utilizar. “A escolha do tipo de método é quando se opta pelo método mais adequado para aquele tipo de desafio que você enfrentará, em termos de gestão de projetos”, explica Heitor. Portanto, é preciso estudá-las para entender bem a que se destinam e, consequentemente, tomar uma boa decisão como gestor de projetos.

Agora, que você já sabe quais os principais tipos de metodologias de gestão de projetos, que tal tirar as dúvidas mais comuns sobre a especialização nessa área?

Deixe um comentário

Por favor, seja educado. Nós gostamos disso. Seu e-mail não será publicado e os campos obrigatórios estão marcados com "*"