Saiba como analisar melhor e reduzir custos empresariais

Para uma empresa ter retornos acima da média, ela conta com duas alternativas básicas: aumentar as receitas ou diminuir os custos. Entre elas, a primeira pode ser responsável por resultados mais significativos em longo prazo; porém, a segunda não pode ser deixada de lado. Afinal, reduzir custos empresariais é uma prática que traz resultados visíveis imediatamente e, assim, é poderosa para elevar o moral da organização diante de seus stakeholders (como investidores e funcionários).

Você sabe como é possível diminuir os gastos da sua empresa sem deixar que isso prejudique a qualidade do trabalho desenvolvido? Se não, o post de hoje vai lançar uma luz sobre o assunto. Confira estas dicas!

Entenda a importância da análise

Um erro comum dos gestores que desejam reduzir custos empresariais é basear-se apenas em fatores superficiais. O gestor olha para uma planilha demonstrando os gastos de várias atividades e setores da organização; então, identifica o maior e aponta o dedo, acreditando que, se reduzir aquele número, vai conseguir uma melhoria no desempenho financeiro.

Porém não é bem assim. Nem sempre é a maior despesa que deve (ou pode) ser reduzida. Você pode acabar cortando um gasto que é estratégico, causando um impacto negativo em qualidade e eficiência, e será preciso realizar investimentos mais caros para reparar o dano do que o valor economizado com o corte.

Em resumo, guiar-se por esse tipo de percepção leva a uma decisão que prejudica os resultados em vez de ajudar. Para evitar que isso aconteça, você precisa desenvolver análises detalhadas e criteriosas sobre os custos envolvidos em todas as operações. Somente dessa forma será possível identificar aqueles que não agregam valor, que são considerados desperdício e que podem ser eliminados sem prejuízos.

Conheça os conceitos básicos

Já que estamos falando em análise, você vai chegar a dados mais inteligentes se compreender bem a teoria que está por trás dos custos. Isso significa aprender os conceitos básicos.

Você sabe, por exemplo, qual é a diferença entre custo fixo e variável?

O custo fixo representa um valor que não está associado à produtividade da empresa. Não importa se produza o máximo que a capacidade permita, ou se ficar parada durante o mês todo, esse custo permanecerá inalterado. Bons exemplos de custos fixos são o aluguel do prédio da empresa, apólices de seguros, remunerações sem comissões e assim por diante.

Enquanto isso, o custo variável representa um valor que depende da produtividade da empresa no período. Assim, quanto mais produzir, mais alto poderá ser o custo variável. Bons exemplos de custos variáveis: pagamento de horas extras, comissões, matéria-prima, eletricidade e água.

Também vale a pena entender a diferença entre custo e despesa.

Na primeira categoria, entram os gastos ligados diretamente ao core business, isto é, ao coração da sua empresa. Em uma indústria, são os gastos necessários para a produção. Enquanto isso, na segunda, entram apenas os gastos ligados a atividades de manutenção da empresa, administrativas. É o caso dos gastos com atendimento ao cliente, marketing, finanças, logística, controle de estoque etc.

É importante ressaltar que, no dia a dia, essa distinção não é muito aplicada. Neste post, por exemplo, quando falamos em reduzir custos empresariais, não estamos nos referindo somente aos gastos com produção. Estamos falando de qualquer gasto, de forma geral. Entretanto, na hora de fazer uma boa análise, usar essas categorias será útil para gerar dados mais precisos.

Considere o planejamento estratégico

Pode parecer óbvio dizer que um gestor não deve cortar a verba para uma atividade que, no panorama mais amplo, é importante para que o negócio atinja seus objetivos. E é justamente para evitar esse tipo de erro fundamental que qualquer tentativa de reduzir custos precisa estar alinhada ao planejamento estratégico da empresa.

Infelizmente, nem sempre a alta gestão tem condições de entender o impacto que uma decisão financeira relativa a uma atividade singular, de um setor específico, poderá ter sobre o cenário mais geral. Vamos entender melhor com um pequeno exemplo.

Do ponto de vista de um diretor, talvez o investimento em novos equipamentos telefônicos para a equipe de atendimento ao cliente pareça pouco relevante; no entanto, para o setor, esse custo pode impactar a produtividade e até a motivação da equipe. Então, se um dos objetivos da empresa é ser líder de mercado por meio de uma experiência de consumo excelente, cortar esse custo vai trazer um obstáculo real ao cumprimento do planejamento estratégico.

Observe que, para um gestor não relacionado diretamente à equipe de atendimento, estabelecer essa relação seria quase impossível. Portanto, se você quiser reduzir custos empresariais respeitando as prioridades e metas da organização, aqui vai uma dica: comunique-se diretamente com o restante dos gestores, inclusive (e especialmente) com aqueles que lidam diretamente com as equipes de colaboradores e com a rotina de trabalho. Eles podem ajudar, trazendo à mesa uma visão mais próxima dos efeitos que uma mudança financeira pode causar.

Busque ajuda para otimizar o processo

Mesmo que o gestor seja o grande responsável pelo sucesso da empresa, ele não precisa estar sozinho na hora de levar adiante um processo importante, como é o caso da prática de reduzir custos. Não existe nenhum demérito em buscar ajuda; e ela pode vir em diferentes formas.

Uma opção é contratar um profissional. Existem inúmeros consultores financeiros que podem colaborar na análise dos custos da empresa e ajudá-lo a identificar oportunidades para economia dos recursos financeiros.

Esses profissionais têm formação em finanças e experiência com o mundo empresarial, o que contribui para que eles entendam muito bem o que acontece dentro dos negócios que atendem. Você pode confiar no consultor para ser um conselheiro sábio — embora, é claro, a decisão final continue sendo sua.

Outra alternativa é a adoção de um software voltado a controle financeiro. Ele permitirá concentrar as informações sobre os gastos da empresa. Depois, será possível organizá-las, recuperá-las, filtrá-las e usá-las para gerar relatórios customizados. Tudo isso de maneira automatizada, o que significa que, ao mesmo tempo, é extremamente simples e rápida, mas também confiável.

Essas foram nossas dicas para analisar e reduzir custos empresariais. Aplique-as, e você verá um impacto direto e imediato na lucratividade do negócio.

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