Saiba como montar uma apresentação para a diretoria da sua empresa

Uma das atividades que, via de regra, mexe com o estado emocional dos funcionários de uma empresa é ser chamado para fazer uma apresentação para seus superiores — sejam eles chefes imediatos, supervisores ou até os membros da diretoria.

Mesmo que tenha pleno domínio do tema, nem sempre decidir como montar uma apresentação para esse público é uma tarefa simples e corriqueira. Trata-se, muitas vezes, de um desafio profissional que nem todos estão preparados para enfrentar. Além do nervosismo natural nesses casos, decidir qual a melhor forma de transmitir a mensagem exige cuidados.

Nesse artigo, vamos apresentar algumas dicas que o ajudarão nesse processo, garantindo que sua apresentação seja um sucesso entre os gestores. Boa leitura!

Faça um planejamento cuidadoso

Uma apresentação é similar a uma história. Se for bem contada e coerente, vai arrebatar admiração e provocar elogios. Por outro lado, se não estiver bem estruturada, causará na plateia uma sensação de tempo perdido e inutilidade.

Naturalmente, você pretende que os gestores e executivos saiam do ambiente com uma sensação de que valeu a pena o tempo investido. Para que isso aconteça, é essencial que sua apresentação seja bem planejada.

Isso significa que você deve ter em mente qual o objetivo do trabalho. Pode ser conseguir orçamento para determinado projeto, apresentar os resultados do seu setor ou mesmo promover um novo produto ou serviço, não importa. O que deve ser levado em consideração é que a “história” a ser contada deve convergir para que esse objetivo seja alcançado.

A apresentação deve começar criando expectativa e curiosidade na plateia e, à medida que vai se desenvolvendo, mostrar os pontos fortes de sua argumentação para atingir o clímax ao final, entregando aos diretores o que eles desejam. Em resumo, deve mostrar que suas ideias vão ao encontro dos valores da empresa e, por consequência, dos gestores.

Seja simples e direto

Tenha em mente que seus superiores não estão ali para assistir a um espetáculo de comédia ou algum show pirotécnico. Para eles, o importante é saber como o conteúdo da sua apresentação vai ajudar no crescimento da empresa e no alcance das metas.

Assim, evite o excesso de brincadeiras ou comentários que não contribuam para transmitir a mensagem. Sobriedade e foco serão características muito apreciadas nesse momento. Explique conceitos e ideias de forma simples e direta, sem rodeios ou evasivas.

Para esse efeito, evite também fazer uso de ironias ou frases e expressões que possam causar interpretação dúbia. Da mesma forma, “piadas internas” e comentários com duplo sentido não são aconselháveis.

Cuide do impacto visual

Esse é um item delicado. Os softwares para criação de apresentações, em geral, trazem vários modelos nos quais o usuário pode se basear para criar sua exposição. Muitos deles com excesso de cores e formas, ícones extravagantes e chamativos.

Mais uma vez, a sobriedade deve dar o tom para o visual da sua apresentação. Verifique, inicialmente, se a empresa possui algum modelo que é usado como padrão. Caso não exista, crie o seu próprio, tendo em mente o perfil da plateia e, por extensão, da própria organização.

De forma análoga, evite a utilização de transições ou efeitos visuais rebuscados e chamativos. Animações podem ser divertidas em outro contexto, mas em uma apresentação formal tendem a tirar o foco do que realmente importa. Lembre-se que a apresentação deve se destacar pela relevância do conteúdo, muito mais do que pelos efeitos visuais.

Use imagens dentro do contexto

Imagens e ícones, além de suavizar o ritmo de uma apresentação, devem acrescentar valor ao seu conteúdo, reforçando o que o texto mostra e o que o expositor está falando.

Sob essa ótica, insira imagens que tenham relação com a mensagem que está tentando transmitir. Evite qualquer elemento visual que confunda o espectador, pois isso pode levá-lo a dar mais atenção à imagem do que à própria apresentação.

Por fim, escolha imagens de qualidade. É extremamente desagradável assistir a uma exposição que mostre imagens desfocadas ou em baixa resolução. Mais do que o efeito visual ruim, isso denota falta de esmero e dedicação de quem produziu o material. Lembre-se, por fim, que as imagens exibidas em uma tela grande maximizam tanto suas qualidades quanto os defeitos.

Escolha uma tipologia adequada

Uma apresentação informal, para um grupo de amigos ou de estudantes, proporciona a liberdade de “brincar” com o tipo e tamanho das fontes utilizadas. No caso de uma exposição para os superiores na empresa, esse é um ponto que merece atenção.

Escolha fontes sóbrias e de fácil leitura, como Arial, Verdana ou Times New Roman, evitando aquelas pouco comuns e repletas de “floreios”. Com relação ao tamanho, garanta que seja confortável e legível para a plateia.

É permitido ainda usar tamanhos diferentes, desde que isso seja feito de forma coerente. Por exemplo, você pode optar por um tamanho para destacar os títulos e outro para o restante do texto. Tenha apenas o cuidado de não exagerar, pois uma variação muito intensa pode causar desconforto na visualização.

Por fim, evite o uso constante de palavras em letras maiúsculas. Elas podem ser usadas para destacar algumas palavras isoladas ou siglas, mas o excesso dificulta a fluidez na leitura.

Modere na quantidade de texto

Certamente você já assistiu uma apresentação em que o responsável se limitou a ler textos extensos exibidos na tela, não é mesmo? Nesse caso, deve estar lembrado de como essa foi uma experiência decepcionante.

O texto, assim como as imagens, serve para dar suporte ao expositor e criar na plateia uma expectativa agradável sobre o que será contado. Assim, o ideal é que os elementos textuais funcionem como um “gatilho”, isto é, que contenham palavras-chave que serão usadas para orientação e condução da apresentação.

Pense a respeito: se a apresentação fosse produzida para que o conteúdo fosse lido pelos diretores, bastaria entregar a eles um relatório impresso. Ademais, texto em excesso é cansativo e faz com que as pessoas tentem ler tudo o que está escrito, desviando o foco do apresentador e da mensagem.

Revise o conteúdo

Depois que terminar de montar sua apresentação, seguindo as dicas que fornecemos, não descanse ainda. Revise cada slide, conferindo o ajuste e disposição de todos os elementos (texto, marcadores, imagens, ícones etc.) para ter certeza de que a mensagem será transmitida adequadamente.

Mais que isso, faça uma rigorosa revisão de ortografia e gramática. Além de ser completamente frustrante encontrar um erro durante a apresentação, isso passa uma imagem de desleixo e incompetência. Pouco adiantará possuir boa oratória e conhecimento do assunto, se o impacto visual for negativo.

Neste post, apresentamos algumas dicas sobre como montar uma apresentação para os gestores da sua empresa.  Se interessou pelo assunto? Quer saber mais? Então siga nossos canais nas redes sociais, FacebookTwitter e LinkedIn e fique sempre bem informado!

Deixe um comentário

Por favor, seja educado. Nós gostamos disso. Seu e-mail não será publicado e os campos obrigatórios estão marcados com "*"